Overtuigen met zachte hand via de email.
Als we met elkaar praten kun je aan de ander zien wat er niet gezegd wordt. Non verbale communicatie is heel belangrijk. Dus als het er om gaat gaan we vergaderen en als het niet anders kan bellen. Hoe doen we dat dan met onze schriftelijke communicatie? Als je zakelijk schrijft is het nog steeds heel gebruikelijk om afstandelijk = zakelijk te schrijven en vaak ook nog met veel deadlines en onderliggende dwang. Als ervaren secretaresse of personal assistant heb je dit vast al vaker aan de hand gehad.
Een paar tips om meer gedaan te krijgen via de mail
- Als je iets van iemand gedaan wil krijgen, gebruik dan geen commanderende teksten. Dus niet: ik wil dat je eind volgende week je projectvoorstel indient, maar schrijf: ik hoorde dat het projectvoorstel al bijna is afgerond, wat fijn dat het zo snel en soepel loopt. Zou je eind volgende week de eerste opzet aan mij kunnen mailen? Dan kunnen we een planning maken hoe we verder gaan.
- Het is heel handig om de ontvanger van de mail uit te leggen wat je aan het doen bent en wat je wil bereiken. Door uit te leggen waarom je de eerste versie van het projectvoorstel nodig hebt, je wilt namelijk een planning maken, betrek je de ontvanger in het proces.
- Als je verwacht van mensen dat ze alles wel begrijpen en geen toelichting nodig hebben, loop je de kans dat er niet voldoende inzet is, omdat de noodzaak van het even doorpakken niet wordt gezien. Uitleggen of desnoods herhalen waar je in het proces bent en wat je verwacht is heel nuttig.
- Als je iemand iets vraagt via de mail en je hebt het echt dringend nodig, schrijf dat je nog contact opneemt om even te overleggen. Dan zit er meer zachte drang achter en dit toont ook betrokkenheid van de zender van de mail.
- Als je een mail krijgt waar je tussen de regels door kunt lezen dat de zender boos/ongerust/gekwetst/emotioneel is, ga dan even langs of pak de telefoon. Antwoorden vol (on) begrip heeft niet veel zin. En dit haalt meteen de druk van de ketel, zodat de situatie niet kan escaleren.