Naast de gebruikelijke voornemens die (dat denken wij tenminste) bijna iedereen heeft zoals minder eten, minder alcohol drinken, meer bewegen, kortom gezonder leven, hebben we 5 voornemens dit jaar.

1. Wij gaan nog vaker contact zoeken en onderhouden met onze kandidaten. Dit schiet er wel eens bij in door tijdgebrek. Wij willen echt graag weten waar je mee bezig bent en wat je plannen zijn voor de komende tijd.
2. Duidelijker communiceren met onze klanten. We denken dat we dat doen, maar afgelopen jaar merk je toch dat het beter kan, met als insteek begrijpen we elkaar nu echt? Een voorbeeld is als we een zoekopdracht krijgen voor een vacature waaruit blijkt dat de omschrijving en dus de inhoud van de functie niet duidelijk is, dan moeten we terug naar de opdrachtgever om door te vragen en overleggen of de functie misschien niet andere ingericht kan worden.
3. Oefeningen doen op kantoor. Dan vraag je je af zijn we nu helemaal gek geworden, maar nee, het is bewezen dat je je beter voelt door af en toe wat te bewegen in de vorm van een wandeling of wat oefeningen. Schijnt ook beter te zijn voor de werking van de hersenen, ook niet onbelangrijk!
4. Transparant zijn is een van de beloftes op onze website, dus blijven we ook dit jaar diploma’s controleren en referenties natrekken. We geven ook feedback aan de kandidaat over de referentie, dat is ook transparantie.
5. Actief zoeken naar de juiste kandidaten en die benaderen maakt ons onderscheidend t.o.v. onze concurrenten. Transparant zijn in het benaderen van deze kandidaten en een duidelijk beeld schetsen van de inhoud en de voorwaarden van de baan is eigenlijk geen goed voornemen, omdat we dat al doen, maar we willen dit nog beter gaan ontwikkelen.

Misschien een leuk idee om jezelf en je collega’s een sessie van Simone Sombroek cadeau te doen. Onder haar begeleiding krijg je meer inzicht in jezelf: in je kwaliteiten, je richtingen, je handen, je drijfveren én je kleuren. Dat is meestal heel verrassend! Maar vooral leerzaam en ontzettend leuk.

Wat zeggen je kleuren en je handen over jouw handelen? 

Wij jij iemand beter begrijpen? Welke resultaten wil jij verbeteren op je werk, tijdens een bijeenkomst of privé? I love Colours heeft een kleurrijke handleiding samengesteld voor een ’teamkleurenanalyse in een handomdraai’.  Met als doel jezelf en de ander beter te leren begrijpen, kleur-karakter bewust worden noemen we dat. Kleuren geven aan wat ons van binnenuit drijft in ons gedrag. Wat je in beweging zet, wat je kwaliteiten zijn en wat je energie geeft. Kleuren zijn ook een uiting van je drijfveren en beïnvloeden wat we zien en hoe we op andermans gedrag reageren.

I love Colours

Haar bedrijf, I love Colours, combineert de uitkomsten van een drijfverentest met het lezen van je eigen handen om meer inzicht in je handelen te krijgen. In een dag (deel) leer je dit herkennen. Je leert waar je kracht ligt en wat je daarmee kunt doen. Daarnaast herken je de gedragspatronen en drijfveren van jezelf en je collega’s makkelijker.

Haar concept is uniek, leuk en leerzaam.

Ze heeft dit jaar een leuke aanbieding, een Kerstworkshop, kijk voor meer info op www.ilovecolours.nl/sessies/workshops.html

Deze week in de Management Support een artikel over mindmappen, ook iets voor jou?

Een mindmap maken: heel creatief én goed voor je hersenen! Geert Teunissen legt uit wat de vier cruciale voordelen zijn van mindmappen.

Hij geeft op 12 november de workshop Sneller werken en denken met mindmappen.

Ik zie bij mindmappen gek genoeg allerlei post its voor me, klopt dat?

“Nee, dat klopt helemaal niet. Ik ben niet voor post its. Die verengen je wereld. Mindmappen leert je juist weer te associëren, je leert verbanden beter te zien. Er zijn vier cruciale dingen die een mindmap doet:

1 – Je leert weer ouderwets verbanden te leggen: associëren.
2 – Je visualiseert alle informatie. Dit zorgt voor een hogere hersenactiviteit. Bijvoorbeeld: een plaatje tekenen, een kronkeltje. Je boekt hiermee tijdwinst.
3 – Je verwerkt de informatie anders: het is simpelweg een creatief proces. Je leert hoofdzaken van bijzaken te onderscheiden. Overbodige zaken laat je weg.
4 – Je boekt minimaal 10% tijdswinst. Dit blijkt uit onderzoek, en dit is nog een voorzichtige schatting.”

 Heb je een voorbeeld?

“Mindmappen werkt heel goed bij het maken van notities en verslagen van vergaderingen. Het is een hulpmiddel om anders, vernieuwend, te vergaderen door tijdens vergadering een mindmap te maken. Dat kan gewoon op een tablet. Je projecteert ‘m direct op de muur of op het scherm. En voor het einde van de vergadering is je verslag al goedgekeurd. Het gaat ook gewoon sneller dan schrijven of typen.”

Gaan de uitgebreide notulen van directievergaderingen op de schop?

“Veranderen is lastig. Dat is een feit. Daar moeten mensen van overtuigd worden. Verslagen van bijvoorbeeld aandeelhoudersvergaderingen of de board zijn inderdaad vaak uitgebreide notulen. Een goed argument is de tijdsdruk. Alleen harder werken helpt immers niet, je moet slimmer werken. Het zinloze moet eraf. Geen hond leest een lang verslag, of de bijlagen. Maar begin ermee op de werkvloer, op het secretariaat, in het wekelijkse werkoverleg bijvoorbeeld. In één beeld heb je de essentie van je bijeenkomst te pakken. Trouwens, je kunt altijd nog als bijlage de officiële stukken voor besluitvorming meesturen. Bedenk: als je doet wat je deed krijg je wat je kreeg.
En als je het lef hebt om het om op een andere manier verslag te doen, dan verandert er iets.”

Zonder (werk)stress op vakantie? Het kàn, met de goede voorbereiding! Voorkom dat je mailbox bij terugkeer op ontploffen staat en verwerk je e-mails snel en efficiënt door je mailbox nu al op je vakantie voor te bereiden:

• Geef je mailbox en je mappen een opschoonbeurt voor je met vakantie vertrekt. Creëer weer orde en overzicht. Dat werkt des te efficiënter en prettiger als je na je vakantie weer aan de slag gaat.
• Je vakantie is meteen een goede gelegenheid om alle abonnementen op te zeggen op nieuwsbrieven die je (nu en na je vakantie) toch niet leest omdat je geen tijd hebt. Dat scheelt meteen een hoop e-mails bij je terugkeer.
• Stel je spamfilter zo in dat hij de ongewenste mails uit je mailbox houdt.
• Laat je contacten ruim op voorhand weten wanneer je met vakantie bent. Zo verklein je de kans dat ze op het laatste nippertje nog bij jou komen aankloppen met ‘dringende’ zaken.
• Maak een vakantie-inbox aan waarin je e-mails tijdens je vakantie automatisch terechtkomen. Zo weet je precies welke mails je tijdens je vakantie hebt ontvangen. Dat helpt om het overzicht te bewaren.
• Of maak een of meerdere mappen aan waarin de belangrijkste e-mails terechtkomen – dat kan door het instellen van ‘regels’. Zo weet je bij je terugkeer meteen welke e-mails je eerst moet behandelen.
• Je kunt ook een collega machtigen om je inbox tijdens je vakantie te checken en de dringende mails te behandelen. Of stuur je e-mails tijdens je vakantie automatisch door naar je vervanger (die je uiteraard vooraf gebriefd hebt over je contacten en projecten).
• Vermeld in je afwezigheidsassistent dat je tijdens je vakantie geen e-mails leest. Of laat erin weten dat men je voor een bepaalde datum niet hoeft te mailen omdat je niet kunt reageren (het is immers vakantie).
• Of laat in je afwezigheidsassistent weten dat je na je vakantie alleen de mails leest die je de laatste week voor je terugkeer hebt ontvangen.
• Of noem in je afwezigheidsassistent een datum waarop je weer je mails gaat lezen. Die datum ligt bij voorkeur een of twee dagen later dan de eerste dag dat je weer op kantoor bent.
• Schakel twee dagen voor je met vakantie vertrekt je afwezigheidsassistent al in en schakel hem pas een of twee dagen ná je terugkeer weer uit. Zo vermijd je last-minute-vragen en heb je tijd om je e-mails te verwerken, voor en na je vakantie.
• Verstuur voor je met vakantie vertrekt zo weinig mogelijk mails. Als je de laatste dagen voor je vakantie zelf nog een heleboel mails verstuurt, zul je tijdens je vakantie zonder twijfel veel antwoorden ontvangen. Dus: hoe minder e-mails je verstuurt, hoe minder je er zelf zult ontvangen.

Tot slot nog dit: hou nu al zeker de eerste dag na je vakantie vrij in je agenda om je e-mails door te nemen, bij te praten met je vervanger en je werkplanning op te stellen.

Auteur: Sara van Wesenbeeck | Professional organizer | Personal effectiveness trainer | Spreker | Mentor | Personal & Business coach | Auteur van ‘Het slimme organizing boek’ & ‘Het slimme budgetboek’, gepubliceerd op managementsupport.nl

Werknemer stoort zich aan temperatuur op de werkvloer

Nu de temperaturen vandaag,  vrijdag 12 juni, zo heerlijk oplopen, viel mijn oog op een leuk artikel uit de Managersonline. Een ruime meerderheid van de Nederlandse beroepsbevolking is ontevreden over de temperatuur op de werkvloer.

Veertien procent heeft het elke dag zo koud dat er een sjaal wordt gedragen en zeventien procent klaagt juist over hitte omdat de verwarming altijd staat te loeien. In bijna de helft van de gevallen is het te warm óf te koud in de werkruimte. Het zelf aanpassen van de temperatuur is voor driekwart niet mogelijk. Dat blijkt uit onderzoek van Wetten van de Werkvloer, een platform van Nationale Vacaturebank, onder 1.000 Nederlandse werknemers.

Gevoelig voor omgevingsfactoren
Uit het onderzoek blijkt dat ruim de helft van werkend Nederland erg gevoelig is voor omgevingsfactoren. Zij geven aan dat de temperatuur op het werk de productiviteit sterk beïnvloedt. Voor een derde geldt dat het klimaat op de werkvloer enigszins invloed heeft op de werkprestaties, al is het alleen al omdat er onderling veel over wordt gepraat. Ingrid Spierts van Nationale Vacaturebank: “Klagen over de temperatuur wordt vaak gezien als iets typisch Nederlands. Toch is het voor werkgevers wel belangrijk serieus om te gaan met klachten, omdat het wel degelijk invloed heeft op de productiviteit van werknemers.”

Temperatuur grote bron van ergernis
De temperatuur op het werk is een geliefd onderwerp van gesprek. Driekwart van de ondervraagden geeft aan dat er regelmatig wordt geklaagd over het klimaat, wat niet bij iedereen in goede aarde valt. Zeventien procent zegt zich kapot te ergeren aan het gezeur van collega’s. De oorzaak ligt mogelijk in het feit dat driekwart van de werknemers de temperatuur niet zelf kan aanpassen. Een op de drie ondervraagden heeft te maken met een klimaatbeheersingssysteem, nog eens een derde past alleen de temperatuur aan in overleg met collega’s. Bij ruim een op de tien werknemers verbiedt de werkgever het om de temperatuur aan te passen. Slechts veertien procent geeft aan dat het klimaat altijd goed geregeld is, en dat er dus geen reden is om te klagen.

Nu buiten de mussen van de daken vallen en wij hier binnen op het kantoor van NLOffice met vesten aanzitten, houd ik wijselijk mijn mond, want een klagende collega is nog altijd erger dan wat kou op de werkvloer! Fijn weekend en geniet van het mooie weer.

Overtuigen met zachte hand via de email.

Als we met elkaar praten kun je aan de ander zien wat er niet gezegd wordt. Non verbale communicatie  is heel belangrijk. Dus als het er om gaat  gaan we vergaderen en als het niet anders kan bellen. Hoe doen we dat dan met onze schriftelijke communicatie? Als je zakelijk schrijft is het nog steeds heel gebruikelijk om afstandelijk = zakelijk te schrijven en vaak ook nog met veel deadlines en onderliggende dwang. Als ervaren secretaresse of personal assistant heb je dit vast al vaker aan de hand gehad.

Een paar tips om meer gedaan te krijgen via de mail

1. Als je iets van iemand gedaan wil krijgen, gebruik dan geen commanderende teksten. Dus niet: ik wil dat je eind volgende week je projectvoorstel indient, maar schrijf: ik hoorde dat het projectvoorstel al bijna is afgerond, wat fijn dat het zo snel en soepel loopt. Zou je eind volgende week de eerste opzet aan mij kunnen mailen? Dan kunnen we een planning maken hoe we verder gaan.
2. Het is heel handig om de ontvanger van de mail uit te leggen wat je aan het doen bent en wat je wil bereiken. Door uit te leggen waarom je de eerste versie van het projectvoorstel nodig hebt, je wilt namelijk een planning maken, betrek je de ontvanger in het proces.
3. Als je verwacht van mensen dat ze alles wel begrijpen en geen toelichting nodig hebben, loop je de kans dat er niet voldoende inzet is, omdat de noodzaak van het even doorpakken niet wordt gezien. Uitleggen of desnoods herhalen waar je in het proces bent en wat je verwacht is heel nuttig.
4. Als je iemand iets vraagt via de mail en je hebt het echt dringend nodig, schrijf dat je nog contact opneemt om even te overleggen. Dan zit er meer zachte drang achter en dit toont ook betrokkenheid van de zender van de mail.
5. Als je een mail krijgt waar je tussen de regels door kunt lezen dat de zender boos/ongerust/gekwetst/emotioneel is, ga dan even langs of pak de telefoon. Antwoorden vol (on) begrip heeft niet veel zin. En dit haalt meteen de druk van de ketel, zodat de situatie niet kan escaleren.

Vrouwen, baby’s en de arbeidsmarkt.

Vooral vrouwen, jongeren en hoogopgeleiden verwachten dat hun kansen op de arbeidsmarkt nadelig zullen veranderen als zij een kind zouden krijgen. Ook mannen denken dat het ouderschap veel meer effect heeft op de arbeidskansen van vrouwen dan van henzelf. Dat heeft het CBS bekendgemaakt. Er is dus niet veel veranderd in de loop der jaren en is de keuze weer het aanrecht? 

Van de vrouwen zonder kinderen verwacht 58 procent dat het ouderschap schadelijk is voor de eigen arbeidsloopbaan. Dat aandeel is aanmerkelijk hoger dan bij mannen, van wie 24 procent een nadelig effect voor zichzelf verwacht. Deze verwachtingen sluiten aan bij de feitelijke situatie op de arbeidsmarkt. Zo werken vrouwen met kinderen gemiddeld beduidend minder uren dan mannen met kinderen, en verdienen ze ook duidelijk minder per uur (bij dezelfde leeftijd en opleiding).

 Hoogopgeleiden

Bijna de helft van de hoogopgeleiden verwacht last te krijgen van het ouderschap op de arbeidsmarkt. Bij laagopgeleiden heeft minder dan een kwart die verwachting. Bijna de helft van de hoogopgeleiden verwacht last te krijgen van het ouderschap op de arbeidsmarkt. Bij laagopgeleiden heeft minder dan een kwart die verwachting.

Laagopgeleiden verwachten wel problemen bij het combineren van werk en ouderschap, dat hebben hoogopgeleiden weer niet, zij verwachten dat het combineren van werk en kind goed af te stemmen is.

Twintigers verwachten ook dat ouderschap nadelige gevolgen heeft voor hun loopbaan, dertigers juist weer minder. Dat kan te maken hebben met een gevorderde arbeidscarrière of omdat kinderen krijgen rond de dertig vaker voorkomt.

Wat is jouw ervaring?

Omdat veel management ondersteuners dames zijn, zouden we het leuk vinden als jij je mening hierover geeft. Wij ontmoeten veel interim secretaresses, die lange uren maken en lang niet iedereen heeft kinderen. Bewust kiezen voor je carrière en weten dat dit niet samen gaat met een gezin is een trend die wij zien. Ben je het daar mee eens of oneens? Laat het ons weten.