Zonder (werk)stress op vakantie? Het kàn, met de goede voorbereiding! Voorkom dat je mailbox bij terugkeer op ontploffen staat en verwerk je e-mails snel en efficiënt door je mailbox nu al op je vakantie voor te bereiden:

• Geef je mailbox en je mappen een opschoonbeurt voor je met vakantie vertrekt. Creëer weer orde en overzicht. Dat werkt des te efficiënter en prettiger als je na je vakantie weer aan de slag gaat.
• Je vakantie is meteen een goede gelegenheid om alle abonnementen op te zeggen op nieuwsbrieven die je (nu en na je vakantie) toch niet leest omdat je geen tijd hebt. Dat scheelt meteen een hoop e-mails bij je terugkeer.
• Stel je spamfilter zo in dat hij de ongewenste mails uit je mailbox houdt.
• Laat je contacten ruim op voorhand weten wanneer je met vakantie bent. Zo verklein je de kans dat ze op het laatste nippertje nog bij jou komen aankloppen met ‘dringende’ zaken.
• Maak een vakantie-inbox aan waarin je e-mails tijdens je vakantie automatisch terechtkomen. Zo weet je precies welke mails je tijdens je vakantie hebt ontvangen. Dat helpt om het overzicht te bewaren.
• Of maak een of meerdere mappen aan waarin de belangrijkste e-mails terechtkomen – dat kan door het instellen van ‘regels’. Zo weet je bij je terugkeer meteen welke e-mails je eerst moet behandelen.
• Je kunt ook een collega machtigen om je inbox tijdens je vakantie te checken en de dringende mails te behandelen. Of stuur je e-mails tijdens je vakantie automatisch door naar je vervanger (die je uiteraard vooraf gebriefd hebt over je contacten en projecten).
• Vermeld in je afwezigheidsassistent dat je tijdens je vakantie geen e-mails leest. Of laat erin weten dat men je voor een bepaalde datum niet hoeft te mailen omdat je niet kunt reageren (het is immers vakantie).
• Of laat in je afwezigheidsassistent weten dat je na je vakantie alleen de mails leest die je de laatste week voor je terugkeer hebt ontvangen.
• Of noem in je afwezigheidsassistent een datum waarop je weer je mails gaat lezen. Die datum ligt bij voorkeur een of twee dagen later dan de eerste dag dat je weer op kantoor bent.
• Schakel twee dagen voor je met vakantie vertrekt je afwezigheidsassistent al in en schakel hem pas een of twee dagen ná je terugkeer weer uit. Zo vermijd je last-minute-vragen en heb je tijd om je e-mails te verwerken, voor en na je vakantie.
• Verstuur voor je met vakantie vertrekt zo weinig mogelijk mails. Als je de laatste dagen voor je vakantie zelf nog een heleboel mails verstuurt, zul je tijdens je vakantie zonder twijfel veel antwoorden ontvangen. Dus: hoe minder e-mails je verstuurt, hoe minder je er zelf zult ontvangen.

Tot slot nog dit: hou nu al zeker de eerste dag na je vakantie vrij in je agenda om je e-mails door te nemen, bij te praten met je vervanger en je werkplanning op te stellen.

Auteur: Sara van Wesenbeeck | Professional organizer | Personal effectiveness trainer | Spreker | Mentor | Personal & Business coach | Auteur van ‘Het slimme organizing boek’ & ‘Het slimme budgetboek’, gepubliceerd op managementsupport.nl

Overtuigen met zachte hand via de email.

Als we met elkaar praten kun je aan de ander zien wat er niet gezegd wordt. Non verbale communicatie  is heel belangrijk. Dus als het er om gaat  gaan we vergaderen en als het niet anders kan bellen. Hoe doen we dat dan met onze schriftelijke communicatie? Als je zakelijk schrijft is het nog steeds heel gebruikelijk om afstandelijk = zakelijk te schrijven en vaak ook nog met veel deadlines en onderliggende dwang. Als ervaren secretaresse of personal assistant heb je dit vast al vaker aan de hand gehad.

Een paar tips om meer gedaan te krijgen via de mail

1. Als je iets van iemand gedaan wil krijgen, gebruik dan geen commanderende teksten. Dus niet: ik wil dat je eind volgende week je projectvoorstel indient, maar schrijf: ik hoorde dat het projectvoorstel al bijna is afgerond, wat fijn dat het zo snel en soepel loopt. Zou je eind volgende week de eerste opzet aan mij kunnen mailen? Dan kunnen we een planning maken hoe we verder gaan.
2. Het is heel handig om de ontvanger van de mail uit te leggen wat je aan het doen bent en wat je wil bereiken. Door uit te leggen waarom je de eerste versie van het projectvoorstel nodig hebt, je wilt namelijk een planning maken, betrek je de ontvanger in het proces.
3. Als je verwacht van mensen dat ze alles wel begrijpen en geen toelichting nodig hebben, loop je de kans dat er niet voldoende inzet is, omdat de noodzaak van het even doorpakken niet wordt gezien. Uitleggen of desnoods herhalen waar je in het proces bent en wat je verwacht is heel nuttig.
4. Als je iemand iets vraagt via de mail en je hebt het echt dringend nodig, schrijf dat je nog contact opneemt om even te overleggen. Dan zit er meer zachte drang achter en dit toont ook betrokkenheid van de zender van de mail.
5. Als je een mail krijgt waar je tussen de regels door kunt lezen dat de zender boos/ongerust/gekwetst/emotioneel is, ga dan even langs of pak de telefoon. Antwoorden vol (on) begrip heeft niet veel zin. En dit haalt meteen de druk van de ketel, zodat de situatie niet kan escaleren.

Vrouwen, baby’s en de arbeidsmarkt.

Vooral vrouwen, jongeren en hoogopgeleiden verwachten dat hun kansen op de arbeidsmarkt nadelig zullen veranderen als zij een kind zouden krijgen. Ook mannen denken dat het ouderschap veel meer effect heeft op de arbeidskansen van vrouwen dan van henzelf. Dat heeft het CBS bekendgemaakt. Er is dus niet veel veranderd in de loop der jaren en is de keuze weer het aanrecht? 

Van de vrouwen zonder kinderen verwacht 58 procent dat het ouderschap schadelijk is voor de eigen arbeidsloopbaan. Dat aandeel is aanmerkelijk hoger dan bij mannen, van wie 24 procent een nadelig effect voor zichzelf verwacht. Deze verwachtingen sluiten aan bij de feitelijke situatie op de arbeidsmarkt. Zo werken vrouwen met kinderen gemiddeld beduidend minder uren dan mannen met kinderen, en verdienen ze ook duidelijk minder per uur (bij dezelfde leeftijd en opleiding).

 Hoogopgeleiden

Bijna de helft van de hoogopgeleiden verwacht last te krijgen van het ouderschap op de arbeidsmarkt. Bij laagopgeleiden heeft minder dan een kwart die verwachting. Bijna de helft van de hoogopgeleiden verwacht last te krijgen van het ouderschap op de arbeidsmarkt. Bij laagopgeleiden heeft minder dan een kwart die verwachting.

Laagopgeleiden verwachten wel problemen bij het combineren van werk en ouderschap, dat hebben hoogopgeleiden weer niet, zij verwachten dat het combineren van werk en kind goed af te stemmen is.

Twintigers verwachten ook dat ouderschap nadelige gevolgen heeft voor hun loopbaan, dertigers juist weer minder. Dat kan te maken hebben met een gevorderde arbeidscarrière of omdat kinderen krijgen rond de dertig vaker voorkomt.

Wat is jouw ervaring?

Omdat veel management ondersteuners dames zijn, zouden we het leuk vinden als jij je mening hierover geeft. Wij ontmoeten veel interim secretaresses, die lange uren maken en lang niet iedereen heeft kinderen. Bewust kiezen voor je carrière en weten dat dit niet samen gaat met een gezin is een trend die wij zien. Ben je het daar mee eens of oneens? Laat het ons weten.